Organiser un sommet virtuel : une stratégie pour gagner en visibilité et notoriété, avec Camille Wagner

4 août 2021
Doriane Baker

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Tu dois sûrement te demander s’il n’existe pas d’autres stratégies pour faire connaître ton business, à force de voir les mêmes. Il existe bel et bien différentes façons d’y parvenir et tu peux choisir celles qui te conviennent.

Dans cet épisode, on parlera d’un outil en particulier avec Camille Wagner. Elle est digital event manager et sa spécialité est d’organiser des événements en ligne pour les entrepreneurs, plus particulièrement des sommets en ligne.

Tu sauras tout ce dont tu as besoin pour organiser un sommet virtuel impactant et rentable. Tu bénéficieras en exclusivité des nombreux conseils de Camille pour faire de ton futur événement en ligne un succès pour ton business. Et je dois t’avouer que depuis cette conversation, j’ai vraiment très envie d’en faire un.

Belle écoute !

Tu peux retrouver Camille sur : Son Instagram    Son Site

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sommet virtuel

Qu’est-ce qu’un sommet virtuel ?

La définition

C’est un événement qui peut avoir plusieurs formats, d’une durée d’une demi-journée à une semaine, avec des conférences tout le long. Le but est que cela reste un événement où il y a une notion d’expérience et de communauté. Il y a plusieurs intervenants, experts de leur sujet, qui animeront cet événement autour d’un thème donné.

Il peut y avoir plusieurs types de sessions : conférence, table ronde, panel, démonstrations en live, ateliers, tutoriels. On peut faire beaucoup de choses, car c’est extrêmement flexible. On peut  décliner à l’infini. Aucun événement ne se ressemble et ça dépend vraiment de tes objectifs et de ta cible.

Les types d’événements virtuels

En francophonie, on utilise le terme « sommet en ligne ». Et beaucoup, à cause du mot « sommet », prennent peur. Camille utiliserait plutôt le terme d’événement digital. Bien que certains peuvent l’utiliser pour désigner un webinaire, aux yeux de Camille, il s’agit vraiment d’une expérience, d’une notion de communauté, d’une problématique réelle et commune. Il s’agit de créer une véritable expérience utilisateur, de créer l’échange entre le public, mais aussi entre lui et les intervenants. Le sommet virtuel est composé de plusieurs intervenants et plusieurs interventions, qui font que c’est une conférence globale.

Les bénéfices d’organiser un sommet en ligne pour son business

Parmi toutes les autres stratégies, celle-ci offre énormément de possibilités et coche d’un coup plusieurs objectifs dans son business. Le principal avantage de ce type d’événement est surtout le gain de visibilité. Ce potentiel est encore à exploiter, surtout dans les pays francophones. Les événements en ligne n’en sont qu’à leur début et c’est une stratégie très intéressante.

  • renforcement de la proximité avec l’audience qu’on a déjà ;
  • gain de légitimité et de notoriété pour l’organisateur grâce à ce projet ambitieux : il collabore et connecte des intervenants qui ne se connaissent pas et avec lesquels il n’aurait pas accès en général, il touche une nouvelle audience ;
  • gros potentiel de profitabilité ;
  • aucun événement ne se ressemble : on peut absolument tout faire.

Les risques et les inconvénients d’un événement virtuel

En ce qui concerne les points négatifs pour un sommet en ligne, cela va surtout concerner la partie technique. C’est pourquoi cela nécessite une certaine organisation en amont. Camille nous en cite quelques-uns :

  • les risques d’un événement en live, même si c’est l’option qui aura le plus de valeur : l’intervenant ne vient pas, que ça ne fonctionne pas ;
  • le logiciel d’emailing n’envoie pas les mails au bon moment ;
  • organiser le budget alloué : lister tous les postes de dépenses potentielles en fonction de sa cible (si ce sont des CEO, il faut que le niveau de production soit à la hauteur) ;
  • être prêt à toute éventualité.

Comment faire d’un sommet virtuel un véritable succès ?

Camille nous explique qu’il faut au minimum 3 mois de préparation avant de lancer un événement en ligne, pour ne pas faire les choses dans la précipitation.

    • le premier mois : préparation, stratégie, objectifs, chercher les intervenants, faire son programme et la planification, programme d’affiliation ;
    • le second mois : production des vidéos (si préenregistrées), montages, préparation de la campagne de promotion (entre 3 et 6 semaines), production de contenus ;
    • le troisième mois : uniquement de la promotion, réglages des derniers détails.

Elle insiste particulièrement sur le premier mois, car c’est le plus important. C’est à ce moment-là que toute la stratégie se construit : pourquoi on le fait, comment on va le faire, les objectifs que cela servira pour les organisateurs, les participants et les intervenants (qu’on ne paye pas, de façon générale). Ces derniers doivent y trouver leur compte.

Le succès de l’événement provient d’un effort commun sur la promotion entre les organisateurs et les intervenants afin de pousser leur audience. C’est pour cette raison qu’il est très important de bien choisir les intervenants dont l’audience correspondra à notre cible. C’est comme cela que l’on connecte toutes les audiences entre elles, qu’on crée une expérience globale sur le sujet et qu’on arrive à atteindre facilement les 5000 participants.

Pour un événement que Camille a managé, elle n’a pas du tout utilisé de publicités : résultat, il y a eu plus de 6000 participants. Les publicités Facebook et Instagram ne sont pas obligatoires, mais cela reste un plus. Elles pourront être vite rentabilisées, puisque l’audience est très qualifiée : le taux de conversion minimum de ce type d’événement est de 3 % en moyenne.

Les outils pour organiser un événement virtuel

Les outils à utiliser concerneront principalement la technique et surtout la vidéo. Camille nous rassure sur ce point : à partir du moment où l’on a les procédures, ce n’est pas si compliqué.

  • un outil de capture vidéo (Zoom, qui est le plus utilisé et solide) ;
  • diffusion du flux vidéo (YouTube, Viméo) ;
  • retransmission du flux vidéo pour le rendre joli, à intégrer sur une page internet, afin de la designer et que cela corresponde à l’identité visuelle ;
  • outils de marketing digital en général : page de capture pour les inscriptions, page de vente pour l’offre payante, compte à rebours, offres spéciales, mise en place du tunnel de vente.

Les outils pour les événements virtuels ont explosé ces derniers temps : beaucoup sont en anglais, d’autres en français. C’est à l’organisateur de choisir, en fonction du nombre de participants prévus par exemple : certains outils limitent le nombre de places. Camille nous donne l’exemple de l’outil Go To Webinar, qui facture en partie en fonction de la capacité de personnes qu’on veut accueillir.

Comment déléguer l’organisation de son sommet en ligne

Camille propose uniquement de l’accompagnement. D’après elle, on ne peut pas totalement déléguer un projet de cette envergure. En ce qui concerne les contenus ou les intervenants, il faut que cela vienne réellement de l’organisateur, par rapport à sa niche. C’est à lui de gérer le contenu, car cela reste sa spécialité.

Pour le reste, Camille guide l’organisateur vers les intervenants phares, qui paraissent inaccessibles. Elle est présente pour montrer comment les convaincre de participer à l’événement, surtout pour l’organisation. Elle prévoit de grosses sessions à ce sujet au début pour accompagner au mieux l’organisateur, de façon hebdomadaire. Elle apporte sa pierre à l’édifice avec des supports également :

  • modèles de budgets prévisionnels ;
  • checklists ;
  • rétroplanning.

 

Il existe différents types de stratégies pour faire connaître ton business, bien que tu aies peut-être l’impression de voir toujours les mêmes. Organiser un sommet virtuel est une façon peu connue, mais qui a un énorme potentiel !

Afin de faire de cette stratégie une véritable réussite, Camille te livre 3 conseils :

  • penser stratégiquement, jusqu’au contenu du coffret : ce dernier doit contenir bien plus que les replays de l’événement. Il faut que cela corresponde aux besoins de l’audience. Le sommet virtuel est un point de départ et le coffret doit les aider à aller plus loin et procéder à une véritable transformation. Il ne faut pas négliger cette étape, car le taux de conversion explosera ;
  • penser objectifs : pour préparer un sommet virtuel, il faut avoir une bonne organisation en amont. Il faut connaître les raisons qui nous poussent à l’organiser afin de servir directement ses objectifs et se connecter avec les intervenants ;
  • tester toutes les automatisations : entre les vidéos, la technique, les ventes, il faut absolument se mettre à la place d’un participant et faire le chemin de l’utilisateur afin de vérifier que tout fonctionne. Camille nous dit que lorsque la date approche, il faut presque se consacrer uniquement à la relation client et prévoir la vague de message privé et les mails qui arriveront.
sommet virtuel

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