Les outils business indispensables dans ma vie d’entrepreneure

2 juin 2021
Doriane Baker

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Quand on a un business en ligne, on est obligé d’utiliser des outils : des logiciels, des plateformes, des applications… On doit donc absolument trouver les meilleurs outils pour nous accompagner dans notre business. Il faut savoir que plus on a d’outils, plus ça devient compliqué à gérer. L’idéal est d’avoir peu d’outils, mais qui soient très performants. Cependant, on a souvent beaucoup d’outils en réalité, car il est rare d’en trouver un qui fasse une multitude de choses, comme on aimerait.

Dernièrement, j’ai dressé la liste de tous les outils que j’utilise et de ceux que j’aimerais intégrer à mon business : je vais te parler de chaque outil, leur utilité, leurs avantages et inconvénients. Ainsi cela t’aidera sûrement à trouver les bons outils business pour t’accompagner dans ta vie d’entrepreneure.

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outils business

Qu’est-ce qu’un outil et pourquoi en utiliser ?

Un outil business permet de faire appel aux compétences d’une autre entreprise afin de faciliter notre vie dans notre business. Cela peut concerner différents points de notre activité : emails, comptabilité, organisation, stockage des données etc… Toute la gestion de notre business peut passer par des outils. Les avantages :

  • gain d’efficacité ;
  • gain de temps ;
  • automatiser certaines choses impossibles à faire manuellement (envoi de 200 mails personnalisés aux nouveaux membres de son programme, par exemple).

Qu’importe le stade où tu te trouves actuellement dans ton activité, tu utilises très certainement déjà des outils. Cela passe déjà par le matériel (ordinateur, clavier, souris), par ton site (l’hébergeur, la plateforme, les pages builder).

Maintenant, je vais te présenter quelques outils que j’utilise au quotidien, sans lesquels mon business ne fonctionnerait pas de façon optimale.

Avant que tu ne poursuives, j’aimerais juste préciser que la plupart des liens partagés sont des liens affiliés (une * t’indiquera les liens affiliés). Si jamais tu passes par l’un de mes liens pour t’inscrire à un outil, j’obtiendrais un avantage : soit une commission (en argent), soit une réduction sur mes paiements de cet outil ou parfois, juste un petit cadeau (genre des gâteaux). Je suis transparente et l’affiliation fait partie de la diversification des revenus de mon business. Sache que je recommande toujours des produits/formations ou services que j’ai moi-même testés.

L’organisation dans mon business

Comme tu le sais, j’aime l’organisation. Et pour mon business, j’ai choisi l’outil Notion. L’application est disponible sur ordinateur, tablette et téléphone et me permet de faire pratiquement tout.

  • des to do list ;
  • des bases de données ;
  • organiser et planifier mon business.

L’outil peut paraître compliqué dans sa prise en main au départ et peut déstabiliser. Toutefois, j’ai eu l’opportunité de pouvoir tester la formation de Julia, ce qui m’a énormément aidé à mettre en place mes habitudes.

Si tu as du mal avec Notion ou que tu cherches un outil d’organisation efficace pour ton business, je te conseille la formation de Julia pour le prendre en main de la bonne façon. Cet outil peut t’aider à booster ta productivité. 

Article à lire

Pour te donner une idée, les notes de l’épisode de podcast sont sur Notion. J’ai une page Business où je regroupe toutes les informations sur mon entreprise afin qu’elles soient à portée de main (siret, TVA intracommunautaire…), une to do list business étalée dans le temps, mes objectifs, un récapitulatif de toutes mes offres et produit, entre autres.

Je regroupe également une base de données avec mes clients, des ressources customer care, les notes que je prends lors de mon mastermind, mes statistiques (réseaux sociaux, site internet) et ma bibliothèque de template de réponse.

L’avantage avec Notion, c’est qu’on peut tout faire, décharger son cerveau et gérer les projets d’une façon optimale. J’ai tout de même un planner digital, pour garder ce plaisir d’écrire tout en gaspillant moins de papier, sur mon iPad directement. Je ne t’en dis pas plus, mais c’est en phase de test pour le futur entrepreneure life.

➡️ Télécharge Notion

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La gestion de mon site internet

Pour gérer mon site internet, ma web designer s’occupe de tout. Pour l’hébergeur, j’utilise O2switch, ce qui me permet d’avoir mon nom de domaine pour 5 euros HT par mois.

J’utilise WordPress comme CMS, ce qui permet de manager la structure du site. J’en étudie par la suite les statistiques grâce à Google Analytics (qui est gratuit).

Beaucoup de personnes m’ont sollicitée sur la façon dont j’ai procédé pour créer mon quizz customer care : j’ai utilisé Tryinteract. Cet outil permet de générer des quizz, ce qui est génial sur certaines thématiques. L’inconvénient, c’est qu’il ne fait que des quizz de capture, mais pas de questionnaire de satisfaction et de récolte d’avis.

J’ajouterai également dans cette catégorie Zapier, un outil qui me permet d’automatiser énormément de choses, notamment la connexion entre mes outils, comme Kajabi et Trynteract.

Par ailleurs, j’aimerais utiliser davantage les pouvoirs de Zapier et tirer avantage de ses performances et utiliser Typeform pour recueillir les avis et satisfaction.

➡️ Crée ton quizz avec Try Interact *

➡️ Zapier

Mes outils pour héberger mes formations en ligne

Kajabi est l’outil que j’utilise pour héberger mes formations en ligne, mais pas seulement. Il me permet également de gérer mon programme d’affiliation, ma mailing list, les paniers de paiements, le CRM

L’avantage à mes yeux, c’est qu’il offre une bonne expérience utilisateur même s’ils peuvent faire encore mieux. J’ai choisi Kajabi, car il me permet de tout faire et c’est un énorme avantage de tout avoir au même endroit.

L’inconvénient, c’est que l’email marketing demande encore des améliorations, notamment sur la qualité de la délivrabilité des mails (parfois, ils finissent dans les SPAMS), mais aussi sur le programme d’affiliation qui reste rustique.

À l’avenir, j’aimerais faire une migration des données de ma mailing list sur Convertkit. C’est un outil très performant, customer care friendly et qui permet une personnalisation des inscrits à la newsletters. Ensuite, j’aimerais utiliser Thrivecart pour les paniers de paiements et la gestion des affiliés de mes produits : plus simple, pratique et user friendly également.

Je souhaiterais également trouver un outil plus personnalisable au niveau de l’expérience client pour le suivi de mes programmes. J’ai entendu parler de l’outil Searchie pour ce besoin.

Cependant, je recommande quand même Kajabi, car il reste un très bon outil, mais je suis arrivé à un niveau dans mon business où j’ai besoin de plus de performance et d’outils marketing vraiment puissants. Cela me permettrait de mettre en place une expérience utilisateur mémorable et de mettre certains de mes programmes en evergreen.

➡️ Teste Kajabi *

La gestion de mon podcast

Pour héberger et diffuser mes épisodes de podcast, j’utilise Ausha. C’est un outil français, très pratique et customer care friendly. J’aime mettre en avant ce genre de start up française qui propose de super services. Auparavant, ils n’avaient pas des statistiques très fiables, mais c’est réglé depuis un moment.

Headliner est un autre outil que j’utilise, notamment pour créer des visuels où je mets un passage audio extrait d’un épisode de mon podcast sur l’image. J’utilise en version gratuite, ce qui me suffit amplement (8 headliner par mois).

Pour enregistrer mes podcasts, j’utilise Audacity (version gratuite). Il est très simple à utiliser et me permet de supprimer les bruits de fond et de lisser les pistes audio. Contrairement à Garage Band qui ne me permet pas cette fonctionnalité (à part si je ne l’ai pas trouvé). Cependant, j’utilise ce dernier pour monter mes épisodes : je le trouve plus simple d’utilisation sur ce point, par rapport à Audacity. 

➡️ Ausha *

➡️ Headliner

➡️ Audacity

➡️ Garage Band (dispo sur iOS uniquement)

Les outils business pour la création de mes supports visuels

Canva est l’outil par excellence que j’utilise pour tous mes supports visuels (réseaux sociaux, PDF, workbook, rapports). Et je le trouve génial ! Il est vrai que la suite Adobe présente d’autres fonctionnalités plus poussées, mais ne correspond pas à mes besoins. Par ailleurs, cela nécessite une certaine prise en main et a un certain coût.

Aussi, je suis inscrite à différents memberships pour profiter de plusieurs photos libre de droits et templates que je peux utiliser dans mon business :

  • Styled Stock Society : des photos de super qualité, mais pas toujours adaptées à mon business ;
  • Haute Stock ;
  • Ivory Mix : qui pourrait être mieux, mais ça s’est amélioré, propose des templates Canva sympathiques.

➡️ Teste Canva *

Les outils pour la communication dans mon business

Zoom : mon logiciel de visioconférence

Pour toutes mes réunions d’équipe, mon mastermind, mes podcasts invités et webinaire, j’utilise Zoom (16 euros par moi environ). C’est un outil que tout le monde a, facile à utiliser, très pratique, et le moins cher sur le marché.

Cependant, il présente pas mal de failles de sécurité, problème qui a été notamment mis en lumière par la Nasa et Space X. Si tu veux en savoir plus, je t’invite à lire cet article publié sur 01.net :

  • pas de chiffrement de bout en bout ;
  • porte ouverte aux virus ou hacker ;
  • des personnes peuvent assister à nos zooms à notre insu ;
  • faille au niveau de la sécurité des données.

Pour le moment, je l’utilise toujours. J’ai tenté Google Meet, mais il est moins qualitatif que Zoom, surtout pour les enregistrements de podcast, donc je cherche toujours une alternative.

➡️ Zoom

Mes Réseaux sociaux

Pour ma présence en ligne, j’utilise principalement Instagram, Pinterest, LinkedIn et un peu moins Facebook. Pour la gestion de mon compte Pinterest (que j’ai délégué) et l’automatisation des épingles, j’utilise Tailwind, l’outil officiel, qui me revient à environ 119 dollars par an.

Pour la programmation de mes posts Instagram et LinkedIn, j’utilise respectivement Facebook Creator Studio et Hootsuite (en version gratuite pour les 2).

J’étudie les statistiques et la performance de ma présence en ligne par le biais des données fournies par les réseaux et outils.

➡️ Tailwind *

➡️ Creator Studio

➡️ Hootsuite

Mon service de messagerie électronique

Pour la gestion de mes mails, j’utilise Gmail. J’y ai créé mes dossiers et mes habitudes. Il est gratuit et très pratique dans mon quotidien d’entrepreneure. Je pense utiliser une adresse dédiée aux outils et à mon équipe, afin que l’adresse « hello » ne soit destinée qu’à mon audience, prospects et clients.

Si tu ne t’es pas encore totalement investie dans la gestion et création de dossiers dans tes mails, tu peux utiliser l’outil Spark qui est très efficace !

➡️ Spark Mail

La gestion administrative de mon Entreprise

Lorsque je devais passer en société, j’ai fait appel à Pepit Expert comptable. Cela coûte 97 euros HT par mois, la transition a été très agréable et facile et j’ai eu 0 charge mentale. Ils s’occupent de tout au niveau administratif.

Quaderno est l’outil que j’utilise pour la facturation automatique. C’est-à-dire que lorsque quelqu’un rejoint mon programme en ligne, il reçoit automatiquement sa facture par mail, sans que j’ai à le faire manuellement.

Pour mon compte bancaire j’étais sur Shine auparavant lorsque j’étais sous le statut de la micro-entreprise : j’en étais très satisfaite ! Depuis mon passage en société, je suis passée sur la banque Tiime, pour faciliter la gestion avec mon comptable.

Concernant les paiements pour mes programmes en ligne, j’utilise Stripe et PayPal.

➡️ Quaderno

➡️ Shine *

➡️ Pepit (maintenant devenu Numbr) *

Le matériel informatique et électronique

J’utilise 2 ordinateurs dans mon business. L’iMac me permet d’enregistrer et surtout monter mes épisodes de podcast : il rame un peu trop pour faire autre chose. Le MacBook me sert à gérer tout le reste de mon business.

Je possède un iPhone où je peux gérer ma présence en ligne sur les réseaux, écouter les podcasts, échanger sur WhatsApp avec mon équipe et utiliser quasiment tous les outils que j’ai cités.

Mon iPad et mon stylet me permettent de prendre des notes, d’utiliser mon agenda digital, de gérer mon organisation et me sert de second écran.

Pour le son, j’ai un micro Rode NT, un casque PlayStation, mais aussi des AirPods (qui m’aident énormément lors de réunion ou lorsque j’échange et que je dois m’occuper de ma fille en même temps).

Et tout récemment, j’ai ajouté un Screenbar au-dessus de l’écran de mon iMac, qui me vient de chez BenQ : une lampe de bureau qui permet d’avoir la luminosité idéale lorsque l’on travaille et m’apaise énormément les yeux.

À l’avenir, j’aimerais acquérir un iMac plus performant, un autre téléphone et un numéro professionnel dédié à mon travail et une chaise de bureau plus confortable.

Utiliser des outils business permet une meilleure organisation et gestion de ton activité. Tu fais appel aux compétences des autres entreprises pour te faciliter la vie (lorsque cela est possible). Lorsque tu utilises des outils, tu gagnes du temps, de l’efficacité et tu automatises certaines tâches qui seraient impossibles à effectuer manuellement sur le long terme.

J’ai effectué un tri dans les outils que j’utilise et cela m’a permis de faire le bilan sur ceux que j’utilisais encore, ceux que je n’utilisais plus, ceux que je pense changer et ceux qui ne me correspondent plus. J’ai atteint un stade dans mon business qui me demande d’avoir des outils plus performants afin d’améliorer l’expérience client, notamment.

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