Organise tes projets business pour 2021

21 octobre 2020
Doriane Baker

Le dernier trimestre d’une année est propice à l’organisation de celle qui arrive  🗓. Évidemment, je ne parle pas de planifier les 365 jours 😁. Mais de penser aux futurs projets et de mettre en place un plan pour les réaliser.

2020 a été une année compliquée, voire difficile 😔. Mais ce que j’ai pu constater c’est que les entrepreneurs les mieux organisés, ceux qui avaient planifié à l’avance leurs projets et qui s’y sont tenus ont cartonné

Certaines de mes amies entrepreneuses ont fait des lancements à + de 100k et même 300k 😱… Ce sont les résultats de beaucoup de travail, d’une stratégie bien rodée mais surtout d’une bonne organisation et planification de leurs projets. Le lancement de ma formation customer care 5 étoiles a aussi été une jolie période d’augmentation de mon CA.

Aussi, ce que m’ont appris mes années d’entrepreneuriat, c’est de toujours planifier les grands moments de l’année à l’avance. Les années où je ne l’ai pas fait, je trouve que j’ai vraiment loupé des opportunités 😕.

Cet article sera donc orienté projets business mais tu peux parfaitement appliquer ces conseils pour n’importe quel projet que tu souhaites mener à bien. 

Ps : pour réaliser les étapes conseillées dans cet épisode & article, je t’invite grandement à te réserver un bon moment au calme, avec ta boisson chaude préférée ☕️.

Belle écoute et bonne lecture !

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organise tes projets business

Étape 1 : Brainstorming ou le déballage d’idées

Des idées pour ton business 💡, tu dois en avoir plein ! Et plus tu en as, plus il y en a d’autres qui débarquent dans ton cerveau 🧠. Souvent, elles toquent sans prévenir dans les moments où tu t’y attends le moins (genre sous la douche ou pendant la lecture d’un roman…).

Cette première étape de brainstorming va consister à laisser ton esprit 100% libre et à noter TOUTES les idées qui te passent par la tête 📝. Par ailleurs, j’insiste sur le « toutes », car tu ne devras pas te retenir et tout noter, même ce qui te semble le plus farfelu.

À toi de voir si tu veux faire ce brainstorming seule ou avec les personnes qui collaborent avec toi. (Perso je le fais seule).

Avant de démarrer, voici une petite définition du brainstorming : littéralement on pourrait le traduire par « tempête de cerveau » 🌪. C’est une technique simple pour trouver des idées ou bien pour faire de la place dans son cerveau en écrivant toutes ses pensées. C’est comme une tempête qui nettoie toutes les petites bulles qui traînent dans ta tête. Ensuite, tu peux faire le tri dans tes idées et te concentrer sur celles que tu décideras d’appliquer 🎯.

Tu es prête ? Attrape ton carnet ou ton Entrepreneure Life Planner qui possède une page dédiée au brainstorming.

C’est parti : notes toutes tes idées sur le papier, tout ce qui te traverse l’esprit. Arrête seulement quand ton cerveau est vide et que tu n’as plus d’idées pour ton business.

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Étape 2 : organise par le tri

Maintenant que tu as vidé ton cerveau de toutes ces idées, tu te retrouves déjà avec une bonne liste mais aussi avec un esprit plus libre et apaisé, n’est-ce pas ?

À présent, parmi ces idées, tu vas en sélectionner 3 principales, 2 secondaires et 1 ou 2 optionnelles.

  •  Les idées principales : celles qui vont te rapporter de l’argent  💶. Eh oui, on parle projets entrepreneuriaux. Par conséquent, l’objectif principal 🎯 est d’avoir une entreprise rentable et de dégager des bénéfices. Donc les 3 projets prioritaires sont ceux qui vont te permettre de générer des revenus.
  • Les idées secondaires : celles qui peuvent t’apporter de la visibilité, de la notoriété ou des compétences. Les retombées en argent ne seront pas forcément visibles de suite, mais cela va y contribuer.
  • Idées optionnelles : simplement une chose qui te tient à coeur, qui va te faire plaisir. Cela aura un impact positif pour toi et ton entreprise, mais tu ne pourras pas forcément le quantifier.

En effet, c’est très important : les deux premiers types d’idées doivent être mesurables.

Voici un exemple au hasard de liste après un brainstorming :

  • Créer une formation en ligne payante sur le développement personnel
  • Faire un filtre pour Instagram
  • Créer des stickers pour les Stories Instagram
  • Organiser un live Facebook, une fois par mois
  • Organiser un atelier payants pour apprendre à faire de belles photos
  • Vendre un mug avec une citation
  • Me former en webmarketing
  • Refaire l’identité visuelle de ma marque
  • Lire un livre par mois sur l’entrepreneuriat

Dans cette liste là, je décide de garder :

  • Principales : Créer une formation en ligne payante, organiser un atelier payant, vendre un mug.
  • Secondaires : Me former en web marketing, organiser un live Facebook une fois par mois.
  • Optionnelle : Refaire l’identité visuelle de ma marque.

❗️Attention, cela ne veut pas dire qu’on oublie toutes les autres idées. Garde-les bien notées dans ton carnet ou planner. Cela signifie simplement que pour l’année à venir tu vas te concentrer sur ces projets-là.

Si tu les mets en place plus vite que prévu, à ce moment tu pourras penser à piocher dans ta liste afin d’ajouter un nouveau projet. Cependant, pour des projets business, en avoir déjà 6 est un bon challenge.

Étapes 3 : les priorités

À partir de cette liste de projets prioritaires, secondaires et optionnels, tu vas définir les priorités. Dans tes 3 idées principales, laquelle veux-tu mettre en place en premier ? En second puis en dernier ? Pareil pour les projets secondaires, par lequel veux-tu commencer ?

Toujours en prenant l’exemple cité au-dessus :

  • Je me dis que ce qui va me prendre le plus de temps mais qui peut être le plus bénéfique, cela va être la formation en ligne. Je me le mets alors en PP1 (projet principal 1).
  • Ensuite, l’atelier me tient vraiment à coeur je décide alors qu’il sera le PP2.
  • Enfin, la vente de mug sera le PP3.
  • Pour les projets secondaires je décide de mettre en place les live Facebook en premier car une fois que la routine est en place, c’est une activité à réaliser tous les mois. Il sera alors mon PS1 (Projet Secondaire 1).
  • Par conséquent, me former en web marketing sera mon PS2.
  • Refaire l’identité de la marque sera le PO. Le Projet Optionnel, on le réalise toujours en faisant passer les PP et les PS en premier. Si tu avais prévu de bosser sur ton PO mais qu’une urgence est tombée pour ton PP, alors on laisse de côté le PO. On reste focus sur les priorités.

Étape 4 : définir les projets

À présent, tu vas penser à ces projets plus en profondeur, de façon « logistique », en te posant les questions suivantes :

  • Combien de temps il me faut ?
  • Comment je réalise ce projet ?
  • De quelles ressources j’ai besoin ?
  • Quel est l’objectif business / de chiffre d’affaires du projet ?
  • Quelles sont les dépenses à prévoir ? 

Bref, toutes les questions en rapport avec la mise en place du projet.

Par exemple pour la formation sur le développement personnel : je pense qu’il va me falloir au moins 40 heures de travail. Je vais réaliser ce projet moi-même grâce à mes connaissances en utilisant des supports vidéos, audio et écrit. J’ai besoin comme ressources de logiciel pour enregistrer ma voix, d’un outil en ligne pour rendre accessible la formation. Je vais aussi devoir déléguer le montage vidéo pour gagner du temps.  De plus, je dois déléguer la mise en page graphique des supports écrits et la correction par une professionnelle de toute la formation. Idéalement, le prix de vente de la formation sera de 170€ et l’objectif est d’en vendre 250 en un mois. Mon objectif de CA est donc de 42 500€.

Tu définis grossièrement les points logistiques du projet. Cela t’aidera pour le découpage et la planification.

Étape 5 : le découpage en tâches des projets

Pour cette étape, tu vas pour chacun de tes projets, les découper en plus de morceaux possibles ✂️. Tu vas dégager chaque tâche à effectuer pour réaliser les projets. Reprenons l’exemple de la formation :

  • Noter tous les points que j’ai envie d’aborder dans cette formation
  • Structurer mes idées et imaginer le plan de la formation
  • Rassembler mes connaissances et faire des recherches pour certains sujets
  • Écrire tout le contenu de la formation
  • Enregistrer les audios de chaque cours
  • Réaliser les vidéos pour chaque cours
  • Chercher les prestataires : monteur vidéo, correctrices, une graphiste pour la mise en page
  • Incorporer le contenu de la formation à l’outil en ligne
  • Préparer la campagne marketing pour promouvoir la formation etc…

Ceci n’est qu’un exemple, mais cela te donne une idée du travail à faire. Plus le projet est important, plus il y a de tâches. Logiquement, ce sont les projets les plus rentables car ils t’ont demandé le plus de travail, d’investissement en temps et en argent.

Étape 6 : Deadlines & Planification

Il est temps maintenant de tout planifier 📆. Pour cette étape tu peux t’aider d’outils : digitaux ou papier. Actuellement j’utilise Notion comme outil digital pour organiser tout mon business, mais il en existe d’autres comme Trello ou Asana. Pour les outils papiers, tu peux utiliser ton agenda. Pour ma part, j’utilise les deux que je trouve complémentaires.

Pour pouvoir planifier, il faut te fixer des objectifs de temps. Cette formation sur le développement personnel, tu veux qu’elle sorte quand ? Disons pour continuer l’exemple avec ce projet, mi-avril 2020. Ce qui fait de janvier à mi-avril, 4 mois et demi, donc 15 semaines.

Ensuite, tu vas répartir chaque tâche à faire, selon le temps qu’elle pourrait prendre. Par exemple, on avait dit environ 40 heures de travail pour cette formation. Ce qui nous fait 2h30 par semaine à consacrer à ce projet.

Ensuite tu procèdes ainsi :

  • Semaine 1, imaginons 2h30 le mardi de 10h à 12h30 : noter tous les points à aborder, structurer mes idées et imaginer le plan de formation.
  • Semaine 2 : rassembler mes connaissances et faire des recherches. Trouver les prestataires.
  • Semaine 3, 4 et 5 : Écrire le contenu de la formation.
  • Semaine 6 et 7 : Enregistrer les audios.
  • Semaine 8 et 9 : Réaliser les vidéos et les envoyer au montage.
  • Semaine 9 et 10 : relecture et correction (envoyer à la correctrice).
  • Semaine 10 : etc… Tu as compris le principe.

Une fois que tu as bien segmenté les tâches à faire à des temps de travail précis, tu n’as plus qu’à les poser comme je le disais dans un outil de gestion de projets digital ou dans un planner papier !

À retenir pour cette méthode d’organisation de projets

🧠 Vide ton cerveau de toutes les idées que tu as ou que tu pourrais avoir. Couche-les toutes sur le papier. ♻️ Fais le tri dans ces idées afin de ne pas t’éparpiller et de rester focus. Sélectionne 3 projets principaux, 2 secondaires et 1 optionnel. ⭐️ Établis des priorités parmi les projets que tu as sélectionnés : lesquels veux-tu mettre en place en premier dans l’année ? 🔍 Commence à définir les grandes lignes des projets. ✂️ Découpe chaque projet en plusieurs tâches. 🗓 Classe ces tâches en temps de travail précis en calant ce temps de travail à un ou des jours définis, chaque semaine. 📒 Enfin, tu peux aussi t’aider d’un très bel outil pour planifier tes projets : le planner Entrepreneure Life !

Alors, prête à mettre en place tes projets les plus ambitieux ?

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