Organisation Méthode BAKER : 5 étapes simples

30 septembre 2020
Doriane Baker

L’organisation est indispensable pour mener à bien nos projets et faire décoller notre business 🚀. C’est pour cette raison que je te parle régulièrement d’organisation sur ce blog.

Cependant, je sais que nous n’avons pas toutes la même sensibilité ou la même approche de l’organisation. Donc il est super important de s’approprier et d’adapter à notre vie tous les conseils que l’on reçoit à ce sujet.  J’ai donc envie aujourd’hui de partager avec toi 5 bases pour être un minimum organisée,sous l’appellation Méthode Doriane B.A.K.E.R (oui j’avais envie 😅).

Ces conseils peuvent s’appliquer à ta vie personnelle, professionnelle et à n’importe quel moment de l’année. Dès que tu sentiras un besoin d’organisation.

J’ai aussi l’honneur de t’annoncer aujourd’hui la sortie de mon agenda papier : Entrepreneure Life Planner 🎉. Tu peux y jeter un oeil juste ici.

Belle écoute et bonne lecture.

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B pour Brainstorming

Je te parlais déjà du Brainstorming dans cet article. Il s’agit ici de noter tout ce que tu dois faire et tout ce que tu voudrais faire. En effet, note vraiment tout ce qui compose la partie de ta vie que tu veux organiser (pro, perso, les deux).

Vide ton cerveau 🧠 !

Cela peut aller des simples tâches régulières et basiques : faire le ménage, les courses, aller à la salle de sport 2 fois par semaine… à des souhaits, des choses que tu veux absolument intégrer à ta vie : méditer une fois par semaine, me promener dans la nature au moins une fois par mois etc…

Pour cette étape (et celles qui suivent d’ailleurs) je t’invite à prendre un carnet ou ton agenda Entrepreneure Life qui possède un espace dédié.

Dans tous les cas, je te conseille vivement d’écrire et non de taper sur ton clavier d’ordinateur ou de téléphone. Ici, la méthode pour organiser ton Brainstorming consiste à créer deux catégories : IDÉES et OBLIGATIONS. Et tu vas le faire pour ton business, et pour ta vie personnelle. Voici un exemple :

Idées business

  • Me former en communication
  • Créer une formation sur tatata
  • Lancer tel produit

Envies perso

  • Faire du sport 2 fois par semaine
  • Faire de la peinture
  • Prendre une aide ménagère

Obligations business

  • Déclarer mon CA tous les 1er du mois
  • Faire la comptabilité
  • Créer un contenu par semaine

Obligations perso

  • Amener l’enfant à l’école à 8h
  • Faire les lessives le samedi
  • Faire les courses le mercredi

Entrepreneure Life Planner

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A pour Analyse

À présent, tu as deux colonnes remplies de tâches à faire et de tâches que tu aimerais intégrer à ta vie pro et perso. Dans cette étape, tu vas Analyser les tâches 🔍.

Voici quelques questions à te poser pour effectuer l’analyse de ces tâches :

  • Combien de temps me prend cette tâche ?
  • À quelle fréquence dois-je la réaliser ?
  • Où dois-je la faire ?
  • Est-ce une action purement manuelle, intellectuelle ou les deux ?
  • Si c’est une tâche que je n’aime pas réaliser ou qui me prend trop de temps, puis-je la déléguer ?

Tu vas donc noter pour chaque tâche, les éléments ci-dessus. Par exemple :

Me former en communication : cela va me prendre 2h par semaine, je peux le faire de partout avec mon ordinateur et une connexion internet, c’est une tâche intellectuelle et je ne peux pas la déléguer. 

Ainsi tu sais que tu devras être 100% concentrée pendant cette tâche.

Mais pour le fait de faire les lessives par exemple 🧺, c’est une tâche manuelle, qui ne demande pas beaucoup de concentration donc tu peux soit déléguer cette tâche si tu veux t’en débarrasser, soit optimiser ton temps. Pour cela tu peux écouter un podcast en même temps, écouter une formation audio aussi. 

Pour pouvoir organiser ton business et ta vie d’entrepreneure il est super important que tu saches combien de temps te prend chaque action à effectuer. Quand ce sont de nouvelles tâches, tu les fais en mode freestyle et tu chronomètres pour connaître le temps.

La maîtrise du temps est une clé précieuse pour harmoniser sa vie.

K pour Kit

Cette étape, je l’aime beaucoup ! D’ailleurs tu as peut-être déjà dû la faire automatiquement dans ta tête à l’étape précédente. Il s’agit ici de faire des rassemblements, des Kits de tâches afin de gagner du temps.

À titre personnel, quand je fais une activité qui ne monopolise pas mon cerveau comme la cuisine ou le ménage, j’écoute un podcast en même temps. Lorsque je prends les transports, je lis un livre qui m’apprend des choses 📕.

Pour les articles de mon blog, au lieu de les réaliser chacun quelques jours avant la publication, je me réserve des jours entiers où je vais écrire 3 articles d’un coup. Bref, j’essaie de combiner ou de regrouper des actions : cela s’appel le batching

C’est exactement ce que tu vas faire ici, tu vas soit combiner plusieurs tâches ensemble, soit une tâche étalée sur la semaine, la regrouper en un seul jour. En fait il faut repenser la façon d’effectuer des actions afin d’optimiser ton temps.

Un exemple : pour la préparation des repas de la semaine 🥘. On sait que cuisiner nous prend énormément de temps ! Pour gagner du temps sur cette tâche tu peux utiliser la méthode du Meal Prep qui consiste à préparer des plats ou des ingrédients en une fois pour une semaine entière. 

Dans l’étape Kit, tu cherches à rendre efficiente chaque chose à faire : tu regroupes des actions qui peuvent aller ensemble. Tu cherches un moyen de réaliser une chose de sorte à ce qu’elle soit bien faite, mais en moins de temps si possible. Surtout pour les tâches ménagères 😫 .

Attention, il ne s’agit pas de faire du multi-tâches ! Il ne faut pas combiner par exemple 2 activités intellectuelles ou deux manuelles. Tu ne dois pas travailler sur ton projet tout en écoutant des cours sur ta formation.

C’est parti, reprends ta liste de tâches ainsi que les aspects logistiques que tu as notés : combine et regroupe les actions comme tu peux !

E pour Énergie

Sans cette étape, l’organisation que tu mets en place peut très vite être oppressante, culpabilisante et surtout trop rigide. Cette 4ème étape va consister à économiser ton Énergie. Lorsque l’on fait ce genre d’exercice, on a tendance à blinder sa to do list 🤓.

En effet, on se dit que si on s’organise tout est possible alors on n’y va pas de main morte !

Tu vas donc te bloquer au moins une journée par semaine où te seras off. Complètement off. Tu ne prévois rien, pas de boulot, rien. Cette journée sera ta journée de repos. Celle où tu fais quelque chose qui te fait plaisir. Tu peux la consacrer à un loisir, à prendre soin de toi, à regarder un film…

Elle sera aussi ta journée de « sauvetage ». En effet, si tu as un imprévu un autre jour de la semaine ou que tu ne te sens pas bien, tu pourras alors déplacer à cette journée-là les choses que tu devais faire. Ainsi tes tâches de la semaine seront faites sans sacrifier l’une de tes nuits. Aussi, tu peux très bien partager cette journée en deux demi-journées.

L’idéal c’est de réussir à avoir deux journées off par semaine.

Cette étape te permet d’être flexible et de penser à ton bien-être. Tu n’es pas une machine !

R pour Répertorier

Je te parlerai toujours de cette étape, dans n’importe quelle organisation. À mon sens, répertorier nos rendez-vous, nos tâches dans un agenda à des jours et des moments précis nous facilite grandement la vie !

  • Tu n’oublies pas de faire telle ou telle chose car c’est noté devant tes yeux !
  • Tu n’as pas chaque jour à te demander ce que tu dois faire, car pareil, c’est noté.
  • Si tu dois reporter des choses, c’est aussi plus facile d’avoir ton calendrier à portée de main avec les dates pour reprogrammer ces actions.
  • Cela libère ton cerveau pour d’autres choses plus importantes…

Je pense que tu as compris, il n’y a que des avantages à noter et planifier.

L’action à réaliser ici est très simple. En reprenant les résultats des exercices précédents, tu vas noter à des jours et des heures précises toutes les choses que tu dois faire et que tu veux intégrer à ta vie ! Si tu dois les noter tous les jours ou toutes les semaines, tu les re notes.

Par exemple je traite mes mails tous les jours. Dans mon agenda, à 9h du matin il est noté tous les jours (sauf vacances et weekend) « Mails ». Une fois que c’est fait, je surligne en vert.

Ça me permet de ne pas oublier et surtout de le faire qu’une seule fois par jour. Le fait de rayer, cocher, surligner une action réalisée est aussi très satisfaisant 😊.

Et à ton avis, quel est le meilleur outil pour faire ça ? L’agenda bien sûr ! Et je ne peux que te recommander celui que j’ai créé.

Méthode d’organisation B.A.K.E.R

Cette méthode, je l’ai créé au fil du temps, sans m’en rendre compte. Je l’utilisais souvent instinctivement d’ailleurs, sans vraiment mettre de mot sur ce que je faisais. À force d’entendre mon entourage me dire « Doriane, t’es super organisée », c’est là que j’ai réalisé : bah oui, je suis en train de m’organiser en fait. Par conséquent, j’ai décidé de lui donner mon nom, mon pseudo.

Cette méthode B.A.K.E.R, je l’utilise régulièrement, dès que je sens que je dois revoir mon organisation, même en cours d’année. Elle me permet de faire le point sur ce que je dois faire et ce que j’ai envie de faire. Par ailleurs cela m’est très utile pour les tâches à déléguer et trouver comment gagner du temps sur certaines.

Aussi, me poser pour réaliser ces étapes m’aide à « batcher » des tâches, à regrouper plusieurs actions à faire au même moment afin de gagner du temps. Exemples : écouter un podcast qui m’apprend des choses tout en faisant le ménage 🧹. Dédier un moment précis dans ma semaine pour réaliser tous les visuels des futurs articles etc…

Tu verras également que cette technique te force à te réserver du temps pour toi, car c’est indispensable. Tu dois d’abord prendre soin de toi afin d’assurer au maximum et de tenir ton organisation.

Enfin, le fait de tout classer à des moments précis te permet de ne rien oublier !

Je termine ici par un point essentiel : le plus dur n’est pas de concevoir ta nouvelle organisation, comme avec les étapes de cet exercice. Cet exercice c’est la préparation à la mise en pratique. Ce qui va te demander de la rigueur et de la ténacité, c’est de respecter le planning que tu auras réalisé.

Au bout de quelques semaines, il est possible que tu constates que ce planning n’est au final pas adapté à ta vie. Alors, il te suffira de déplacer des tâches, de changer de place des actions afin de peaufiner cette organisation, sur-mesure pour ta vie.

IMPORTANT : Inclure de la bienveillance envers soi lorsque l’on met en place une organisation est à faire à chaque étape ! Pareil dans la pratique : tu avais prévu une To do pour aujourd’hui mais justement, aujourd’hui tu ne te sens pas en forme, tu n’es pas dans ton assiette ? Stop ! Fais une pause et déplace les tâches à un jour vide ou avec moins de tâches. Ton corps, ton esprit t’envoient des signes : si ça ne va pas, rien ne sert de culpabiliser ! Tu es la cheffe de ta vie, TU décides et si tu es crevée, tu fais un break pour repartir en pleine forme ensuite.  #Bienveillance

Dis-moi, quelle est ta relation avec l’organisation ?

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